Gedragscode

Inleiding

Integriteit, verantwoordelijkheid als ondernemer en het milieu zijn vanaf het begin, meer dan 10 jaar geleden, belangrijk geweest voor de bedrijfscultuur van Bizplay. Sindsdien is de wereld veranderd, meer en meer bedrijven willen bijdragen aan een "betere wereld". Daarom hebben steeds meer van onze zakenpartners en klanten een gedragscode gepubliceerd of ons gevraagd een gedragscodeovereenkomst te ondertekenen. Daarom hebben we besloten om de richtlijnen volgens welke we al vele jaren handelen en die we met een aantal van onze partnerbedrijven en klanten hebben afgesproken, op papier te zetten. Hieronder volgt een lijst van deze richtlijnen; dit is onze gedragscode.

Algemene eisen

Naleving van de wetgeving

• Naleving van de toepasselijke weten regelgeving is vanzelfsprekend voor ons en is van cruciaal belang voor het succes van onze wereldwijde ondernemingen. Elke schending van de wetof regelgeving kan zowel voor de onderneming als voor de werknemers leiden tot ernstige gevolgen, met inbegrip van strafrechtelijke veroordelingen, disciplinaire maatregelen, boetes en reputatieschade.
• We onderzoeken alle meldingen van wangedrag. Schendingen worden een halt toegeroepen en gepaste maatregelen worden getroffen.
• Vooral managers (werknemers met verantwoordelijkheid over budgetten en personeelszaken) moeten bekend zijn met de belangrijkste wetten, reglementen en interne beleidsregels die van toepassing zijn in hun verantwoordelijkheidsgebied.
• In bepaalde landen, sectoren of markten en ook bij bepaalde bedrijfspartners bestaan mogelijk striktere regels dan de regels van deze Code of Conduct. In dat geval dienen de werknemers de striktere norm te volgen.
• Als er twijfel bestaat over het feit of een besluit al dan niet juridisch correct is, moet hulp en toelichting worden gevraagd bij de juridische dienst of een andere gepaste persoon zoals vermeld in hoofdstuk 4 ("Problemen aankaarten en schendingen melden").

Vrijheid om zich te uiten

• Door zonder vrees te kunnen spreken, kan wangedrag worden voorkomen, opgemerkt en gecorrigeerd. We moedigen kritische en vindingrijke gezichtspunten aan en waarderen een open werkomgeving waar werknemers hun directe leidinggevenden of het senior management kunnen aanspreken om zonder vrees problemen aan te kaarten en kritiek te uiten. Het management moedigt een open dialoog aan, ondersteunt zijn werknemers en komt hun bekommernissen op een eerlijke en onpartijdige manier tegemoet.
• Intimidatie of represailles tegen werknemers die een mogelijk of bevestigd wangedrag te goeder trouw melden, wordt niet geduld. "Te goeder trouw" betekent dat een persoon ervan overtuigd is dat wat hij of zij beweert waar is, ook als nader onderzoek later uitwijst dat dit niet het geval was.
• Bewust een valse melding van wangedrag indienen met het doel om opzettelijk een andere persoon vals te beschuldigen, vormt een schending en leidt tot gepaste sancties.
• Als werknemers aarzelen om problemen aan te kaarten met een contactpersoon in hun plaatselijke werkomgeving, of als dit zonder succes werd gedaan, dan worden ze aangemoedigd om contact op te nemen met een van de personen die vermeld zijn in hoofdstuk 4 ("Problemen aankaarten en schendingen melden").

Wederzijds respect en vertrouwen

• Elke persoon moet eerlijk, respectvol en waardig worden behandeld. We zetten ons in voor diversiteit, inclusie en gelijke kansen en moedigen een respectvolle en tolerante werkplek aan waarin de unieke waarde van elke persoon wordt erkend. Seksuele intimidatie, discriminatie, racisme, pestgedrag of mobbing, machtsmisbruik, bedreigingen of andere vormen van intimidatie worden niet geduld.
• We dulden geen discriminatie op basis van ras, nationale of etnische afkomst, geslacht, genderidentiteit of genderexpressie, seksuele geaardheid, zwangerschap, burgerlijke staat of ouderschap, leeftijd, lichamelijke beperking, godsdienst of geloofsovertuiging of enig ander kenmerk dat in de toepasselijke antidiscriminatiewetten of -bedrijfsregels zijn opgenomen.

Belangenconflicten

• In ons dagelijkse werk hebben we soms te maken met situaties waarin een zakelijke beslissing die in het belang van de onderneming is, strijdig is met onze persoonlijke belangen.
• Bij een belangenconflict kan het moeilijk zijn om onpartijdige beslissingen in het belang van de onderneming te treffen.
• Werknemers met een mogelijk en bestaand belangenconflict moeten dit onmiddellijk aan hun directe leidinggevende of aan het senior management van hun bedrijf melden, zodat het direct kan worden opgelost.

Bescherming van bedrijfsactiva

• We gaan met de nodige zorg en verantwoordelijkheid om met alle soorten bedrijfsactiva, bijvoorbeeld producten, werkmaterieel, IT-apparatuur en intellectuele eigendom.
• Bedrijfsactiva worden gebruikt voor hun beoogde doeleinden en niet voor onredelijke of ongepaste persoonlijke doeleinden.
• Elke vorm van fraude, verduistering, diefstal, ontvreemding of belastingontduiking is verboden, ongeacht of het gaat over de bedrijfsactiva of over de activa van een derde partij.

Maatschappelijk verantwoord ondernemen

Mensenrechten

• We respecteren mensenrechten, individuele rechten en de waardigheid van werknemers en alle derde partijen.
• We waarborgen zowel het recht op vrijheid van vereniging als het recht op collectieve onderhandelingen, overeenkomst de toepasselijke weten regelgeving.
• Dwangarbeid of kinderarbeid, alle vormen van moderne slavernij en mensenhandel, en elke vorm van uitbuiting zijn bij Bizplay verboden en we leven de toepasselijke wetten strikt na.

Eerlijke en gezonde arbeidsvoorwaarden

• We voldoen aan de weten regelgeving inzake eerlijke arbeidsvoorwaarden, met inbegrip van de voorschriften voor remuneratie, werkuren en privacy.
• Onze remuneratiesystemen zijn consistent en transparant. Ze zorgen ervoor dat de remuneratie overeenkomt met de markt, functie en prestaties, en tegelijkertijd rekening houdt met de specifieke voorwaarden van de bedrijfsactiviteit.
• We voldoen aan alle toepasselijke wetten en normen inzake gezondheid en veiligheid en bieden onze werknemers een gezonde en veilige werkplek.

Milieu

Milieu- en klimaatbescherming

• We voldoen aan alle toepasselijke milieuvoorschriften en aan onze interne milieurichtlijnen, bijvoorbeeld wat betreft klimaatbescherming en papierinkoop.
• We streven ernaar onze grondstoffenen energie-efficiëntie bij de productie en distributie van onze producten en diensten te verhogen, de negatieve impact ervan op het milieu tot een minimum te beperken en tegen 2030 klimaatneutraliteit te bereiken.
• We kopen en gebruiken natuurlijke hulpbronnen zoals energie en water op een verantwoorde manier.

Zakelijke partners en derde partijen

Omgang met zakelijke partners

• Onze zakelijke partners (zoals klanten, leveranciers, vertegenwoordigers en consulenten) verwachten dat ze op Bizplay kunnen vertrouwen als een zakelijke partner die de wetten naleeft. Dit houdt ook in dat we op de hoogte zijn van onze contractuele verplichtingen jegens onze zakelijke partners.
• We controleren zorgvuldig de identiteit en integriteit van onze potentiële zakelijke partners (due diligence). Als we tijdens dit proces of in de loop van onze samenwerking ontdekken dat de zakelijke partner betrokken is in ongepaste of illegale praktijken, dan nemen we adequate maatregelen.
• We nemen eerlijke en onpartijdige inkoopbeslissingen gebaseerd op objectieve criteria zoals kwaliteit, prijs, betrouwbaarheid, beschikbaarheid, technische prestaties, contractnaleving, grondstoffenen energie-efficiëntie en milieu-impact.
• We treffen voldoende maatregelen om ervoor te zorgen dat transacties met derde partijen niet indruisen tegen actuele economische embargo's, sanctielijsten, handelsreglementen, importof exportcontroles of voorschriften ter bestrijding van de financiering van terrorisme.
• We voldoen aan onze verplichtingen inzake de preventie van witwaspraktijken en we beperken het algemene risico op witwaspraktijken door de nodige due diligence van derde partijen uit te voeren.

Bestrijding van corruptie en omkoperij

• We dulden in geen geval het aanbieden of aannemen van smeergeld, in welke vorm dan ook, van of aan overheidsfunctionarissen of zakelijke partners.
• Geschenken en gastvrijheid zijn onder bepaalde voorwaarden toegestaan als ze verband houden met een promotieactie of als ze bedoeld zijn om zakelijke relaties te bevorderen of om producten of diensten te presenteren.
• Dergelijke voordelen mogen alleen worden aangeboden of aangenomen als ze dienen voor een gerechtvaardigd zakelijk doeleinde en als ze niet bedoeld zijn als compensatie in ruil voor een onwettelijk of ongepast voordeel. Het voordeel mag geen onredelijk hoge waarde hebben en mag de grenzen van de zakelijke praktijken of de normale levensstandaard van de bestemmeling niet overschrijden. Bij het aanbieden of aannemen van geschenken of gastvrijheid moeten de interne voorschriften, meer bepaald de goedkeuringsvoorschriften, in acht worden genomen.
• Donaties en sponsoringactiviteiten zijn over het algemeen toegestaan, maar mogen niet worden gebruikt om een illegaal zakelijk voordeel te behalen. We verbergen geen gunsten of voordelen die zouden kunnen leiden tot risico op corruptie.

Eerlijke mededinging

• In bijna alle landen bestaat er een wettelijk verbod op relaties of afspraken tussen concurrenten, leveranciers, distributeurs of agenten die de concurrentie op de markt kunnen vervalsen. Die wetten zijn van toepassing op een brede reeks activiteiten, waaronder prijsafspraken, toekenning van klanten of verkoopgebieden tussen concurrenten, mededingingsbeperkende boycots en andere oneerlijke mededingingspraktijken.
• We roepen elke schending onmiddellijk een halt toe.

Relaties met overheidsen regelgevende instanties

• De zakelijke relaties met overheidsinstanties zijn vaak onderworpen aan bijzonder strenge voorschriften. In onze omgang met overheidsen regelgevende instanties en hun vertegenwoordigers, gedragen we ons op eerlijke en transparante manier en nemen we alle toepasselijke wetten en onze interne beleidsregels in acht. Omgang met overheidsinstanties kan optreden tijdens bijvoorbeeld het uitvoeren van onze activiteiten (het aanvragen van vergunningen of goedkeuringen of het sluiten van contracten), bij lobbying-activiteiten of bij het reageren op vorderingen of informatieverzoeken van overheidsof regelgevende instanties (met inbegrip van dagvaardingen, gerechtelijke onderzoeken en rechtszaken).
• We bieden overheidsfunctionarissen geen geschenken aan. We beperken uitnodigingen aan overheidsfunctionarissen tot gastvrijheid van beperkte waarde en vragen op voorhand de nodige instructies en goedkeuringen aan.
• In geval van een verzoek van een overheidsinstantie om inlichtingen, moet onmiddellijk contact worden opgenomen met het senior management van de onderneming en met de relevante juridische afdeling.
• Als een officiële vergunning nodig is (voor de entiteit of voor een werknemer), dan wachten we met het uitvoeren van onze bedrijfsactiviteiten totdat de vergunning is toegekend. Als een vergunning wordt ingetrokken of vervalt (met inbegrip van relevante wachtperiodes), leggen we de bedrijfactiviteit stil totdat de vergunning opnieuw is toegekend.

Productveiligheid

• We verbinden ons ertoe onze klanten veilige en hoogwaardige producten aan te bieden.
• Onze producten moeten vrij zijn van defecten of onveilige kenmerken die negatieve gevolgen kunnen hebben op gezondheid of materiaal.

Inhoud en informatie

Verantwoordelijkheid over inhoud

• We vinden het belangrijk om ons aan de lokale wetgeving te houden rondom het distribueren van inhoud met name als het gaat om discriminatie en ongepaste inhoud.
• We hechten veel belang aan de bescherming van kinderen en jongeren bij de productie en distributie van onze inhoud, en we nemen de desbetreffende restricties in acht.

Bescherming van intellectuele eigendom

• De bescherming van intellectuele eigendom is voor onze activiteiten als mediabedrijf uiterst belangrijk.
• Beschermde intellectuele eigendom verwijst naar alle producten van de menselijke geest, ongeacht de commerciële waarde. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, literaire en journalistieke werken, muziek, films, tv-programma's, visueel werk, software en de onderdelen ervan. Intellectuele eigendom is beschermd door desbetreffende wetten (auteursrechten, handelsmerken of octrooien) of is beschermd als handelsgeheim.
• Schendingen van intellectuele eigendom zijn onder andere het zonder toestemming weergeven, distribueren of uitvoeren van auteursrechtelijk beschermd materiaal, en het zonder toestemming produceren en distribueren van kopieën van beschermde intellectuele eigendom.
• We wijzen onze klanten in onze servicevoorwaarden op hun verantwoordelijkheden voor het beschermen van intellectueel eigendom en het naleven van de toepasselijke lokale wetgeving.

Privacy en gegevensbescherming

• Als we persoonsgegevens (zoals namen en adressen) over werknemers, klanten of andere derde partijen verzamelen, dan doen we dit uiterst zorgvuldig, strikt vertrouwelijk en overeenkomstig de toepasselijke wet en regelgeving, zie ons privacybeleid.
• Werknemers die betrokken zijn bij het verzamelen, opslaan, verwerken of doorgeven van persoonsgegevens ontvangen advies en ondersteuning van de juridische afdeling.

Gebruik en beveiliging van informatietechnologie

• Bij onze dagelijkse activiteiten gebruiken we regelmatig informatietechnologie en verwerken we veel gegevens. Dit vereist gepaste beveiligingspraktijken (wachtwoordbescherming, gebruik van goedgekeurde technologie en software met licentie) om intellectuele eigendom en persoonsgegevens te beschermen. Het negeren van de gepaste beveiligingspraktijken kan ernstige gevolgen met zich meebrengen, zoals gegevensverlies, diefstal van persoonsgegevens of inbreuken op auteursrechten.
• Omdat digitale informatie snel kan worden gedistribueerd, vlot kan worden gekopieerd en bijna onvernietigbaar is, gaan we uiterst voorzichtig op met de inhoud van e-mails, opgenomen gesproken berichten, bijlagen of gedownloade informatie die we ontvangen of verzenden.
• We verbinden ons ertoe de door het bedrijf voorziene IT-systemen te gebruiken voor rechtmatige zakelijke doeleinden en niet voor onredelijke of ongepaste persoonlijke doeleinden.

Vertrouwelijkheid en communicatie

• Vertrouwelijke informatie is niet-openbare informatie die uitsluitend bedoeld is voor specifieke bestemmelingen, niet voor interne distributie of externe vrijgave. Het kan verwijzen naar archieven, verslagen, contracten, financiële en personeelsgegevens, onderzoeken, geschillen, rechtbankdocumenten, creatief werk, intellectuele eigendom of tekeningen over activiteiten of producten.
• Het bespreken van vertrouwelijke informatie in openbare ruimtes of het onbevoegd uitwisselen van bedrijfsof klantengegevens met derde partijen vormt een schending van de vertrouwelijkheidsverplichtingen en kan een schending van de toepasselijke antitrustwetten vormen.
• Strikte vertrouwelijkheid, ook jegens collega's, moet meer bepaald worden bewaard door werknemers die toegang hebben tot bijzonder gevoelige informatie (waaronder informatie op het vlak van financiën, personeelskwesties, personeelsafvaardiging, juridische kwesties, fusies en overnames, interne communicatie, bedrijfsontwikkeling en vertrouwelijke informatie over andere bedrijven).
• Bij het gebruiken van sociale media zijn we ons bewust van onze verantwoordelijkheid voor de reputatie van ons bedrijf. We wisselen geen vertrouwelijke of gevoelige bedrijfsinformatie uit en beschermen de privacy van onze collega's en zakelijke partners.
• Aan werknemers wordt uitgebreide, transparante en actuele informatie over het bedrijf verstrekt, overeenkomstig onze regels voor vertrouwelijkheid.

Financiën

Financiële integriteit

• Alle transacties en gegevens over onze bedrijfsactiviteiten moeten correct en nauwkeurig worden geregistreerd. Alle transacties, activiteiten en passiva moeten correct worden gedocumenteerd en geboekt.
• Een correcte boekhouding vereist uiterste nauwkeurigheid, volledigheid en toerekenbaarheid in alle zakelijke transacties.
• Financiële rekeningen, documenten, contracten en andere bedrijfsgegevens mogen geen opzettelijk verkeerde of misleidende informatie bevatten.
• We nemen de belastingwetten in acht en voldoen aan onze fiscale verplichtingen.

Handel met voorkennis

• De wetgeving verbiedt het gebruik vanvoorkennis bij het handleen in effecten of andere verhandelbare financiële instrumenten en ook het bekendmaken van voorkennis aan derden voor dergelijke doeleinden.
• Voorkennis verwijst naar informatie over een situatie die niet openbaar bekend is en die, indien de informatie bekend wordt gemaakt, aanzienlijke gevolgen kan hebben voor de koers van of de markt voor effecten of vergelijkbare financiële instrumenten. Voorbeelden van dergelijke situaties zijn een stijging of daling in de winst, belangrijke contracten, geplande fusies of overnames, belangrijke nieuwe producten of beduidende personeelswijzigingen in het management van een bedrijf.
• De reikwijdte van de wet- en regelgeving inzake handel met voorkennis kan verschillen van land tot land. Werknemers die te maken hebben met dergelijke situatie, moeten advies en hulp vragen bij de juridische afdeling.

Uitspraken inzake producten en diensten

• We zijn altijd eerlijk in onze uitspraken over onze producten en diensten.
• Misleidende of valse informatie over producten of diensten kan schade aanbrengen aan onze klanten en aan onze reputatie. Dit druist in tegen onze principes en is verboden

Versiegeschiedenis

10 oktober 2023: Eerste editie