Steht man vor der Wahl einer geeigneten Lösung zur digitalen Beschilderung, stellt sich schnell die Frage: Will ich die Software selbst kaufen, installieren und warten oder entscheide ich mich für eine Cloud-basierte Lösung?
Bevor wir die Vor- und Nachteile der beiden Lösungen erörtern, sollten wir klären, was wir unter "On-Premise Digital Signage" und "Cloud-basiertem Digital Signage" verstehen.
On-Premise Digital Signage
Eine On-Premise Digital Signage-Lösung kann so einfach sein wie ein USB-Stick mit vielen Bildern, der an einen Fernsehbildschirm angeschlossen wird. Dies hat jedoch so viele Nachteile, dass wir in diesem Artikel von einer viel gängigeren Lösung ausgehen:
- Ein oder mehrere Computer, auf denen die Inhalte erstellt und verwaltet werden
- Ein zentraler Computer (Server), der die gemeinsam verwalteten Inhalte speichert
- Ein oder mehrere Computer ("Player "), die die Inhalte wiedergeben
Cloud-basierte Digital Signage
Es gibt viele Unterschiede zwischen den verschiedenen Cloud-basierten Digital Signage-Lösungen. Viele Lösungen werden als Cloud-Service angeboten, erfordern aber immer noch die Installation einer herstellerspezifischen Software auf einem oder mehreren Computern. Dann wird nur der Server in der Cloud gehostet. Der Einfachheit halber nennen wir dies eine "Semi-Cloud-Lösung". Die reinste Cloud-Lösung wird vollständig in einem Webbrowser auf allen Computern ausgeführt und erfordert keine weiteren herstellerspezifischen Installationen.
Installation und Konfiguration
In jedem Fall müssen Sie zunächst sicherstellen, dass Sie über die erforderlichen Computer mit den erforderlichen Betriebssystemen verfügen. Wenn Sie Software kaufen, die auf Ihrer Hardware läuft, sollten Sie im einfachsten Fall die Installationsprogramme auf jedem Rechner ausführen. Dann konfigurieren Sie die Software für die erste Verwendung. Danach kann es notwendig sein, zusätzliche Software zu installieren und zu konfigurieren, z. B. eine Datenbank auf einem Server.
Bei einer Cloud-Lösung müssen Sie sich nicht um einen Server kümmern. Und das ist auch gut so, denn das ist oft der schwierigste Teil beim Einrichten. Die anbieterspezifische Software auf allen anderen Computern ist bei einer Semi-Cloud-Lösung oft schnell zu installieren. Eine reine Cloud-Lösung läuft in einem Webbrowser, der heute auf allen Geräten "out-of-the-box" verfügbar ist. Das einzige, was Sie auf den Playern konfigurieren müssen, ist der automatische Start eines Webbrowsers.
Wartung
Während man die Zeit für die Installation und Konfiguration in den meisten Fällen einplanen kann, ist die Wartung und Aktualisierung des gesamten Systems oft eine Ad-hoc-Aufgabe. Dies ist jedoch dringend erforderlich und macht mehr Arbeit, als man denkt. Nehmen Sie zum Beispiel:
- Regelmäßige Aktualisierung der Betriebssysteme (vor allem unter Sicherheitsaspekten)
- Aktualisierung wichtiger Systemkomponenten (z.B. die Datenbank auf dem Server, oft für Sicherheitsupdates)
- Aktualisierung der anbieterspezifischen Software auf allen Geräten (oft für Fehlerbehebungen und neue Funktionen)
- Sicherstellung, dass alle Versionen der gesamten Software zusammenarbeiten
- Durchführen aller notwendigen Daten- und Konfigurationsmigrationen nach Software-Upgrades
- Sicherung der zentralen Inhalte
- Sicherstellen, dass die Sicherungen wiederhergestellt werden können
Der Arbeitsaufwand hängt von Ihrer digitalen Beschilderungslösung ab:
- Wenn Sie alles selbst organisieren, müssen Sie alle genannten Aktionen durchführen: 1, 2, 3, 4, 5, 6, und 7.
- Im Fall einer Semi-Cloud-Lösung müssen Sie sich nur um 1, 3, 4 und (teilweise) 5 kümmern.
- Bei einer reinen Cloud-Lösung müssen Sie sich nur um 1 kümmern.
Was die Wartung angeht, spart Ihnen eine reine Cloud-Lösung daher viel Zeit und Geld.
Sicherheit
Sicherheitserwägungen sind wichtig, um alles intern zu halten; alle Daten bleiben innerhalb des Unternehmensnetzes. Um an die gespeicherten Daten heranzukommen, muss in das Firmennetz eingebrochen werden.
Bei allen Cloud-Varianten werden die auf Cloud-Servern gespeicherten Daten über das Internet zugänglich gemacht. Diese Daten sind theoretisch für mehr Personen zugänglich, wenn die Sicherheit verletzt wird. Ein weiterer Aspekt ist, dass auch Mitarbeiter eines Cloud-Dienstes auf Ihre Daten zugreifen können.
Für zuverlässige Cloud-Anbieter ist Sicherheit ein wichtiges Thema. Je nach den Kenntnissen und Fähigkeiten Ihrer Netzwerkadministratoren bietet ein Cloud-Anbieter oft eine viel sicherere Umgebung für Ihre Daten, als wenn Sie alles selbst konfigurieren. Sie brauchen nur eine entscheidende Sicherheitseinstellung oder ein Update zu übersehen, und schon kann es zu einem Datenleck kommen.
Ein wichtiger Punkt bei Semi-Cloud-Lösungen ist, wie der Server mit den Playern kommuniziert. Oft wird dies so eingerichtet, dass ein Server die aktuellen Inhalte an die Player sendet. Das Versenden von Inhalten bedeutet, dass der Server in der Lage sein muss, die Kommunikation mit den Playern über das Internet zu initiieren. Zu diesem Zweck müssen die Netzwerkadministratoren Firewall-Ports öffnen. Natürlich sollte man dabei sehr vorsichtig sein.
Reine Cloud-Lösungen, die in einem Browser laufen, initiieren die Kommunikation mit dem Server immer von ihrem Netzwerk aus, so wie Sie es tun, wenn Sie eine Website in Ihrem Webbrowser öffnen. Daher sind keine besonderen Netzwerkkonfigurationen erforderlich.
Support
Bei allen Varianten können Sie davon ausgehen, dass der Anbieter der Software oder des Dienstes einen ausreichenden Support bereitstellen kann. Im Abschnitt über die Sicherheit haben wir bereits erwähnt, dass die Mitarbeiter von Cloud-Diensten häufig Zugang zu Ihren Daten haben. Unter dem Gesichtspunkt der Sicherheit kann dies ein Nachteil sein. Aus der Sicht des Supports ist dies jedoch ein großer Vorteil, da die Mitarbeiter prüfen können, wo mit Ihren Inhalten etwas schief läuft. Auf diese Weise können sie schnell und angemessen helfen.
Kosten
In der Regel kostet die Software, die Sie selbst installieren und verwalten, weniger als ein Cloud-Dienst. Und das macht auch Sinn, wenn man bedenkt, dass zu einem digitalen Beschilderungssystem viel mehr gehört als nur die Software allein. Cloud-Lösungen werden als "Dienste" bezeichnet, weil Sie nicht nur die reine Software kaufen, sondern ein vollständig laufendes und optimiertes System mit der Zusicherung von Aktualität, Sicherheit und Kontinuität.
Für Cloud-Lösungen fallen wiederkehrende Abonnementgebühren an. Das mag ein Einwand gegen die Wahl eines Cloud-Anbieters sein. Aber auch gekaufte Software ist fast immer mit einem Wartungsvertrag verbunden, was oft bedeutet, dass Sie das Recht erwerben, die neuesten Updates über einen längeren Zeitraum herunterzuladen und zu installieren.
Neben den kostenpflichtigen Lösungen gibt es auch mehrere kostenlose Lösungen**. Sie sind die Gewinner in dieser Kategorie, wenn es um die Grundkosten geht. Aber das sind auch die Lösungen, bei denen Sie den größten Teil der Arbeit selbst erledigen müssen, und der Support ist oft nicht vorhanden. Die variablen Kosten für die erforderlichen Personalstunden sind hier also ein wesentlicher Faktor.
Fazit
Niedrige Anschaffungskosten für Digital Signage Software machen ein System, das Sie selbst installieren und warten, sehr attraktiv, vor allem, wenn die Anschaffungskosten bei 0 € liegen. Bitte bedenken Sie jedoch, dass die Anzahl der zu installierenden Software/Komponenten multipliziert mit der Anzahl der Geräte, auf denen sie installiert werden müssen, die variablen Kosten erheblich erhöht.
Eine logische Konsequenz ist, dass es nicht wünschenswert ist, die Software häufig zu aktualisieren. Vor allem, wenn ein Update nur "ein paar coole neue Features" und keine kritischen Sicherheitsupdates enthält. Content Manager müssen dann länger warten, bis neue Funktionen oder Fehlerbehebungen zur Verfügung stehen. In diesem Fall ist eine reine Cloud-Lösung am besten: Jede neue Version kann direkt von den Endnutzern verwendet werden, ohne dass jemand etwas tun muss.
Während wir zu dem Schluss kommen, dass eine Cloud-basierte Lösung für digitale Beschilderung in vielen Fällen die ideale Lösung ist, gibt es noch eine weitere Situation, die wir nicht erwähnt haben: diejenige, in der das System an einem Ort laufen muss, an dem kein Internet verfügbar ist. Dann kommt eine Cloud-basierte Lösung nicht in Frage. Im Falle einer begrenzten Internetverfügbarkeit gibt es jedoch wieder Möglichkeiten. In diesem Fall ist es ratsam, nach den Kapazitätsanforderungen der Internetverbindung zu fragen.